Lorsqu’un client achète un produit sur votre site de e-commerce Prestashop, cela signifie qu’il conclu avec vous un contrat de vente. La concrétisation de ce contrat est le paiement du montant dû et la livraison du produit. La preuve de l’existence de ce contrat est la facture Prestashop. S’il est relativement simple de gérer les factures avec Prestashop, l’ajout de modules spécialisés peut vous apporter un certain nombre de fonctionnalités très utiles.
Gestion de la facturation avec Prestashop
Prestashop propose nativement des fonctionnalités de gestion de vos factures.
Si l’option « Activer les factures » dans Prestashop est sélectionnée, dès lors qu’une commande est acceptée et validée, une facture est générée pour être envoyée par email au client. Le fait d’avoir une facture automatique dans Prestashop permet de vous assurer qu’elle respecte la réglementation et notamment que toutes les mentions légales sont présentes. Il est également possible de désactiver les factures Prestashop. Dans ce cas, aucune facture ne sera envoyée automatiquement par email aux clients.
Toutes les factures sont disponibles et accessibles via l’interface de gestion de Prestashop. Il est ainsi possible de les télécharger, une par une ou en masse, ce qui est pratique si l’on souhaite imprimer un lot de factures par exemple.
Naturellement, il n’est pas question d’utiliser une facture par défaut Prestashop. Il est impératif que la facture générée soit aux couleurs de l’entreprise. Il est donc possible de modifier sa facture avec Prestashop 1.7 pour la personnaliser.
Ajouter un logo à une facture Prestashop
La visibilité de la marque est primordiale. C’est pourquoi votre logo doit absolument apparaître sur les factures Prestashop. L’image à utiliser est définie dans la gestion du magasin. Pour modifier le logo de la facture Prestashop, il faut aller dans « Apparence > Thèmes et logo ». Dans l’onglet « Logos pour e-mails et factures », il est possible de définir le « logo de l’entreprise ». Une fois l’image enregistrée, elle sera utilisée comme logo par Prestashop pour créer une facture.
Personnaliser le contenu d’une facture Prestashop
La facturation avec Prestashop doit refléter l’image de votre entreprise, son identité. Il est possible de modifier le contenu d’une facture Prestashop, afin d’y ajouter des informations concernant votre entreprise ou bien encore des mentions légales.
Pour configurer les factures dans Prestashop, il faut se rendre dans le menu « Commandes > Factures » depuis le tableau de bord, puis dans la rubrique « Options des factures ». Vous avez alors la possibilité d’ajouter du texte libre décrivant votre société ou bien encore détaillant des conditions spéciales.
Un certains nombre d’options sont également disponibles, concernant :
-
- l’affichage ou non des taxes par exemple,
- ou encore la génération du numéro de facture
- et le modèle utilisé.
Pourquoi utiliser des modules pour la gestion des factures sous Prestashop ?
Si la fonctionnalité de gestion des factures a le mérite d’exister dans Prestashop, elle reste tout de même limitée. Dès que l’on souhaite réaliser des opérations particulières, il peut être intéressant d’utiliser des modules spécifiques. Voici un aperçu de sept addons Prestashop de l’agence « Monte à Bord Victor » dédiés à la facturation.
Un espace dédié pour les factures destiné aux clients
Le module « Mes factures » permet de proposer à vos clients un espace dédié. Ils pourront ainsi retrouver leurs commandes et leurs factures. Ils leur sera également possible de rechercher des factures entre deux dates ou encore de les télécharger. Il sera ainsi beaucoup plus facile de suivre les factures Prestashop et d’obtenir un historique précis.
Facturer hors taxe (HT / sans TVA)
S’il est possible d’afficher les prix hors taxe dans Prestashop, le montant de la TVA est automatiquement ajouté lors de la commande. Il s’agit du comportement par défaut de Prestashop pour créer une facture TTC. Pour créer une facture Prestashop HT, il va falloir utiliser un module comme « Facturer hors taxe ». Il permet notamment de définir des groupes de clients auxquels la TVA ne doit pas être facturée.
Exporter ses factures et avoirs
Prestashop est un logiciel de gestion de site de e-commerce et non un logiciel de comptabilité. Afin de transmettre tous les documents nécessaires à votre comptable, vous pouvez utiliser le module « Export de factures et avoirs ». Ce module permet en quelques clics de définir les informations à transmettre à votre comptable ainsi que la façon dont elles le seront. Il est possible de les envoyer par email ou de les transférer par FTP sur un serveur auquel le comptable aura accès. Il est également possible d’utiliser un CRON pour automatiser l’envoi des informations à intervalles réguliers ou à une date précise.
Envoi de facture à vos clients
Le module « Facture par email et/ou fax » permet d’automatiser l’envoi de factures à des clients. Les informations saisies par le client lors de son inscription serviront à l’envoi des factures par fax ou par email. Ce module permet une gestion plus fine et une configuration plus poussée que la gestion par défaut des factures Prestashop.
Payer par facture avec ou sans acompte
Le module « Payer par facture avec ou sans acompte » permet de travailler plus facilement avec des professionnels, avec notamment la possibilité d’un règlement à 30 jours ou en fin de mois, avec ou sans versement d’un acompte à la commande.
Régler plusieurs factures
Il arrive régulièrement que des factures ne soient que partiellement réglées ou au contraire que vous perceviez un paiement trop élevé, soit à cause d’une erreur, soit parce qu’il couvre en fait plusieurs factures. Le fonctionnement par défaut de la facture sous Prestashop nécessite des manipulations manuelles pas forcément simples pour gérer tous ces cas particuliers. Le module « Régler plusieurs factures » permet de gérer ces cas de figures parfois complexes et d’éviter les erreurs de comptabilité qui pourraient se produire.
Messages client sur facture et/ou bon de livraison
Il est courant qu’un client ait besoin de laisser des informations spécifiques à une commande. Ces informations peuvent être importantes. Il peut s’agir de la personne à contacter lors de la livraison ou encore d’horaires à respecter par exemple. Ce module « Messages client sur facture et/ou bon de livraison » permet de ne pas perdre ces précieuses informations et de les transmettre aux personnes qui en auront l’utilité.
Pour conclure sur la facture Prestashop
La gestion des factures d’une boutique en ligne doit permettre non seulement de gérer les cas courants, mais également les cas à la marge. Elle doit être efficace, car elle est le reflet de votre entreprise.
Intégrateur Prestashop depuis plus de 10 ans, je propose de vous accompagner dans la personnalisation de votre système de gestion de factures, afin de l’adapter à vos besoins réels ainsi qu’à ceux de vos clients.
