Lorsqu’un vendeur et un acheteur concluent un achat pour un bien ou une prestation de services, une facture doit être émise. Elle est remise à l’acheteur par le vendeur lors de la livraison des biens ou des services. Que l’acheteur soit un particulier ou un professionnel, la facture est la preuve juridique de l’existence d’une transaction financière entre deux parties. Nous allons voir ce qu’est un bordereau de facturation, quelles sont les mentions légales indispensables pour établir une facture et comment les gérer dans Prestashop.
Qu’est-ce qu’un bordereau de facture ?
Lorsque plusieurs factures sont émises pour le même client sur une certaine période, généralement mensuelle, il peut être intéressant de les regrouper pour les traiter.
Dans ce cas, toutes ces factures sont regroupées dans un bordereau de factures. Un document de synthèse est ajouté au bordereau. L’ensemble est envoyé au client en fin de mois et un seul paiement est attendu, correspondant au montant total des factures comprises dans le bordereau.
L’utilisation d’un bordereau de facture a l’avantage de simplifier la gestion de vos factures. Vous les envoyez une fois par mois et attendez un seul paiement en retour. C’est finalement plus simple et plus rapide à gérer que de traiter les factures au fil de l’eau et de vérifier leur paiement.
Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur une facture ?
Une facture est un document à la fois simple et complexe. Simple parce que la facture désigne un vendeur, un acheteur et une liste de produits ou services avec quantités et prix. La facture est également un document complexe, dans le sens où elle constitue une preuve juridique de la transaction entre le vendeur et l’acheteur. Il s’agit à la fois d’un document commercial, juridique et comptable. Par conséquent, une facture doit obligatoirement comporter un certain nombre d’indications pour être valide.
Toute facture doit comporter les informations suivantes, comme le définit l’article L441-9 du code du commerce :
- Numéro unique de facture,
- Date d’émission,
- Identité et coordonnées du vendeur,
- Identité et coordonnées de l’acheteur,
- Adresse de facturation si elle est différente de celle de l’acheteur,
- Quantité et désignation précise des produits et services vendus,
- Prix unitaire HT,
- Réductions consenties,
- Montant total HT et TTC à payer,
- Modalités de paiement,
- Pénalités de retard.
Pour certaines catégories de produits, listées par le décret n°2021-609 du 18 mai 2021, la garantie légale de conformité et sa durée (minimum deux ans) doivent également être indiquées.
Comment gérer les factures sur Prestashop ?
Prestashop propose nativement de gérer vos factures. Utilisez l’option « Activez vos factures ». Il est possible de les personnaliser (logo, contenu…). Utiliser la génération automatique des factures dans Prestashop vous assure que toutes les mentions légales sont présentes.
Si la gestion des factures a le mérite d’exister nativement dans Prestashop, la fonctionnalité est tout de même limitée. Si vous souhaitez réaliser des opérations plus complexes que générer et envoyer une facture, il va vous falloir passer par un module dédié.
Il existe de nombreux modules Prestashop permettant d’apporter de nouvelles fonctionnalités de gestion des factures. Dans le cas d’un bordereau de facturation, il faut que le module soit capable de regrouper les factures afin de les traiter plus tard. Les factures doivent ainsi pouvoir être exportées en masse pour être regroupées. Il doit être possible de gérer le bordereau avec un résumé des factures et le montant total. L’ensemble peut ensuite être envoyé au client pour demander le règlement.
Les modules de facturation complémentaires
L’agence web « Monte à Bord Victor » met à disposition des e-commerçants de nombreux modules Prestashop intéressants pour la gestion de la facturation e-commerce, comme par exemple :
- Facturer hors taxe
- Export de factures et avoirs
- Messages client sur facture
- Facture par email ou fax
- Payer par facture avec ou sans acompte
- Distinguer commandes et factures
- Régler plusieurs factures
Pour conclure sur le bordereau de facturation e-commerce
Utiliser un bordereau de facture présente de nombreux avantages pour un site de e-commerce, notamment en B2B. Il permet de regrouper les factures d’un client pour lui envoyer et obtenir un paiement en une seule fois.
Les fonctions natives de Prestashop pour gérer les factures sont limitées. Pour gérer des bordereaux de facturation, il faut donc passer par un module supplémentaire Prestashop.
Fort de mon expérience dans le développement de sites e-commerce et de ma connaissance de Prestashop en particulier, je vous propose de vous accompagner dans la mise en place de vos bordereaux de facturation.
N’hésitez pas à me contacter afin que nous puissions échanger sur vos besoins et les solutions pouvant y répondre.
